„Unser Erfolg bei Veolia wird nicht nur dadurch gewährleistet, was wir tun, sondern auch wie wir es tun. Veolia verpflichtet sich, seine Geschäfte mit einem Höchstmaß an Ethik, Integrität und Compliance zu führen. Nur so schaffen und bewahren wir das nötige Vertrauen in Veolia als Unternehmen.“
Matthias Harms
CEO Veolia Deutschland und Vorsitzender der Geschäftsführung
Die Unternehmenskultur von Veolia in Deutschland ist geprägt von klarer Verantwortung, Solidarität, gegenseitigem Respekt, Innovation und Kundenorientierung. Rechtskonformes Verhalten sowie fairer Wettbewerb sind feste Bestandteile unserer Geschäftsaktivitäten. Sie sind auch wichtige Voraussetzung für die langfristige Sicherung unseres unternehmerischen Erfolgs. Wir arbeiten kontinuierlich daran, das Vertrauen von Kunden, Aktionären, Geschäftspartnern sowie der Öffentlichkeit in Veolia zu stärken. Erfahren Sie hier wie.
Compliance-Management
Oberstes Ziel des Compliance-Management-Systems ist es, regelkonformes Verhalten zu fördern, Compliance- und Haftungsrisiken zu minimieren und Fehlverhalten zu unterbinden.
Die Verhinderung von Compliance-Verstößen ist eine unternehmensweite Aufgabe von Management, Führungs- und Prozessverantwortlichen sowie jedem einzelnen Beschäftigten der Gruppe. Das Compliance-Management System von Veolia Deutschland beinhaltet daher eine Vielzahl von Instrumenten, mit denen die Einhaltung rechtlicher Anforderungen unterstützt wird.
Im Rahmen des Compliance-Berichtswesens wird die Veolia Gruppe weltweit regelmäßig auf die Einhaltung der Compliance-Pflichten hin überprüft. Auf der Grundlage der dabei gewonnen Informationen werden Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems ausgearbeitet.
Ethikrichtlinie und Verhaltenskodex
Die Ethikrichtlinie und der Verhaltenskodex beinhalten die für die Veolia Gruppe relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen und setzen den für alle Beschäftigten geltenden Bezugsrahmen zu Compliance.
Die Kodizes betreffen alle Geschäftsbereiche und beschreiben den Umgang mit Lieferanten, Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern sowie mit öffentlichen Stellen. Zusätzlich werden in internen Regelungen die Verhaltenspflichten von Beschäftigten zu bestimmten Schwerpunktthemen näher beschrieben, wie z.B. Korruptionsvermeidung, Lieferantenbeziehungen, Wettbewerbsrecht, Interessenkonflikte, Sponsoring und Spenden sowie Umgang mit Geschäftsvermittlern.
Hinweisgebersystem
Zuverlässige Meldewege für interne und externe Stakeholder und der Schutz interner Hinweisgeber vor Sanktionen sind unerlässlich für eine effektive Compliance, denn sie tragen dazu bei, dass mögliches Fehlverhalten gemeldet wird und umfassend untersucht sowie aufgeklärt werden kann.
Seit dem 2. Juli 2023 haben aktuelle, ehemalige und mögliche zukünftige Beschäftigte sowie Externe die Möglichkeit, Hinweise und Verdachtsfälle zu Ethik und Compliance über eine interne oder eine externe Meldestelle zu melden.
Veolia Deutschland verfügt über eine internetbasierte Plattform, die es dem Hinweisgeber ermöglicht, dem Veolia Ethikausschuss Missstände mitzuteilen, Dokumente beizufügen und über einen eigenen Postkasten in Kontakt zu bleiben. Das Verfahren ist vertraulich, geschützt und berücksichtigt jederzeit die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Der Hinweisgeber kann entscheiden, ob er anonym bleiben möchte. Ob eine Ermittlung aufgenommen wird und welche Schritte eingeleitet werden, entscheidet das Ethikkomitee nach sorgfältiger Prüfung des Sachverhalts. Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende und Betroffene. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit.
Außerdem sind Meldekanäle auf der Webseite des BfJ verfügbar, über die sich hinweisgebende Personen an die externe Meldestelle des Bundes wenden können. Für Hinweise, die Fragen der Finanzdienstleistungsaufsicht oder Versicherungsunternehmen betreffen, ist die BaFin die richtige externe Hinweisgeberstelle. Hinweise zu kartellrechtlichen Fragen sind an die Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamtes zu richten. Informationen zur Meldung von Hinweisen an die jeweilige externe Meldestelle finden Sie auf den oben genannten Internetseiten.
Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die nach bestem Wissen einen Hinweis auf einen Compliance Verstoß abgegeben hat, sind strikt untersagt. Wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Sie Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind, melden Sie dies bitte an Compliance, damit wir entsprechend reagieren können. Wenn Sie jedoch als Hinweisgeber wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellen, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen.
Das Hinweisgeberverfahren kann aufgerufen werden unter: https://veolia.whispli.com/tiers-ethique
Compliance Themen
Veolia setzt sich aktiv mit einer Reihe von Compliance-Themen auseinander. Jedes dieser Themen wird durch Richtlinien, Risikobewertungen, Schulungs- und Kommunikationsaktivitäten sowie Bewertungen von Dritten unterstützt. Lesen Sie unten mehr.
Korruptionsprävention
Wir bemühen uns aktiv darum, Möglichkeiten für Korruption in unserem Unternehmen auszuschließen. Im Rahmen des mehrstufigen Kontrollsystems erfolgte zuletzt im September 2019 eine umfangreiche Prüfung zu Korruptionsrisiken. Auf den Ergebnissen aufbauend wurden Maßnahmenpläne zur Risikominimierung aufgestellt. Zu den behandelten Themen gehören:
Interessenkonflikte
Von den Beschäftigten von Veolia wird erwartet, dass sie ihre Aufgaben im Interesse des Unternehmens erfüllen. Persönliche Interessen dürfen unsere Fähigkeit, faire und objektive Entscheidungen zu treffen, nicht beeinträchtigen oder den Anschein erwecken, dies zu tun.
Geschenke und Einladungen
Geschenke oder Einladungen dürfen nicht als Mittel zur unzulässigen Beeinflussung einer Geschäftsentscheidung oder zur Verschaffung eines unlauteren Wettbewerbsvorteils gewährt werden. Die Vergabe und Entgegennahme von Geschenken oder Einladungen wird durch eine interne Richtlinie beschrieben.
Sponsoring und Spenden
Veolia hat eine Sponsoring- und Spendenrichtlinie, die für alle Mitarbeiter gilt. Diese Richtlinie beinhaltet eine Dokumentationspflicht für alle Projekte, unabhängig von ihren Werten, sowie die Verpflichtung, Projekte ab bestimmten finanziellen Werten von einem Ausschuss genehmigen zu lassen.
Geschäftsvermittler
Veolia hat eine Richtlinie für die Beauftragung und Überwachung von gewerblichen Vermittlern/Agenten eingeführt, nach der sich diese vor der Beauftragung einer verstärkten Prüfung im Bereich Ethik und Compliance sowie der Genehmigung durch das Management unterziehen müssen. Die Aktivitäten der kommerziellen Vermittler werden während der gesamten Dauer der Beziehung regelmäßig überprüft.
Wettbewerb
Die Einhaltung des Wettbewerbsrechts hat höchste Priorität. Folgende zentrale, konzernweit durchgeführte Maßnahmen sollen dies sicherstellen:
Die Verfahrensanweisung „Wettbewerbsrechtliche Compliance der Gruppe“ (Key Procedure 13), in der alle wesentlichen Verhaltenspflichten der Mitarbeiter von Veolia in Bezug auf die Einhaltung wettbewerbsrechtlicher Vorschriften aufgestellt sind.
Der „Compliance-Leitfaden zum Wettbewerbsrecht“, der u. a. bei jeder wettbewerbsrechtlichen Schulung verteilt wird.
Eine Richtlinie zur Mitgliedschaft in Berufsverbänden, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter wissen, welches Verhalten von ihnen in einem solchen Zusammenhang erwartet wird.
Regelmäßige Schulungen im Wettbewerbsrecht für Manager und Mitarbeiter, die besonderen wettbewerbsrechtlichen Risiken ausgesetzt sind; zuletzt wurde eine solche Schulung im Rahmen eines gruppenweiten wettbewerbsrechtlichen Trainingsprogramms 2021 durchgeführt. Dabei wurde in Deutschland das Ziel einer Teilnehmerquote von 95 Prozent erreicht.
Datenschutz
Datenschutz hat für Veolia Deutschland oberste Priorität. Wir wissen, dass Ihnen der sorgfältige Umgang mit Ihren persönlichen Informationen wichtig ist. Daher prüfen wir fortlaufend die Einhaltung der gesetzlichen und internen Bestimmungen zum Datenschutz.
Zu unserem Datenschutzmanagement gehört:
Regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter bei der Einarbeitung und dann fortlaufend entsprechend ihrer jeweiligen Arbeitsbereiche.
Enge vertragliche Bindung und Kontrolle unserer Lieferanten nach konzerninternen Prüfvorgaben.
Transparente Information der Betroffenen und Auftraggeber über Verarbeitungsvorgänge durch entsprechende Datenschutzhinweise und Zusatzinformationen.
Fortlaufende Wirksamkeitsprüfungen des Datenschutzmanagements und Formulierung entsprechender Maßnahmenpläne, unter anderem durch interne Audits und Stichproben.
Duty of Care / Sorgfaltspflicht
Das Konzept der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht wurde von den Vereinten Nationen in ihren Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte eingeführt. Die Leitprinzipien beschreiben den fortlaufenden Prozess, den alle Unternehmen durchführen sollten, um ihre Auswirkungen auf die Menschenrechte: zu erkennen, zu verhindern, zu mindern und darüber Rechenschaft abzulegen. Im Jahr 2021 sind diese Grundsätze und Anforderungen in das deutsche Recht aufgenommen worden. Veolia in Deutschland als Tochter eines französischen Unternehmens ist bereits diesen Anforderungen unterworfen und arbeitet daran, diese Sorgfaltspflichten zu erfüllen.
Compliance Kontrollen und Audits
Über das interne Kontrollsystem sollen Verstöße identifiziert und Risiken mittels Präventionsmaßnahmen reduziert werden. Zur Prävention tragen unter anderem das Vier-Augen-Prinzip und die Funktionstrennung sowie Vollmachts-/Unterschriftenregelungen bei. Das System wird von der Abteilung Compliance koordiniert und in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Recht, Finance, Internal Control und Risk Management und weiteren Abteilungen umgesetzt.
Mit einem Compliance-Audit überprüft das Veolia Corporate Internal Audit Department Paris zwei- bis dreimal im Jahr das interne Kontrollsystem in Deutschland. Dabei wird auch auf einzelne Compliance- und Datenschutz-Themen eingegangen. Zudem hat die deutsche Revisionsabteilung einen jährlichen Prüfungsplan, der unter anderem einen Fokus auf Compliance und Datenschutz Risiken hat.
Zusätzlich wird im Rahmen der Jahresabschlüsse ein Self-Assessment zur Effizienz und Wirksamkeit der bestehenden Prozesse durchgeführt. Seit 2019 prüft der Bereich Compliance im Rahmen eines eigenständigen Fragebogens die Wirksamkeit und Effizienz der bestehenden Compliance-Prozesse.